Ayer terminó la campaña de la renta. Hoy se abre el plazo del cierre del segundo trimestre, y con él vuelve un trabajo que llevaba semanas aparcado: las facturas recibidas de abril, mayo y junio, que hay que procesar una a una antes del día 20.
No son tres meses para trabajar con calma. Son veinte días para recuperar tres meses de documentos acumulados.
Es un buen momento para detenerse en algo. En las últimas semanas he escrito sobre tres asuntos que, en apariencia, no tienen mucho que ver entre sí: el cierre del trimestre cayendo justo detrás de la renta, las facturas de proveedores extranjeros y la factura electrónica obligatoria que llegará en los próximos años.
Vistos por separado, son tres temas distintos. Vistos juntos, apuntan todos al mismo punto.
El cierre: el atasco no está donde parece
Cuando se acerca un cierre, lo que aprieta no es únicamente liquidar el impuesto.
El valor del profesional no está en trasladar números de un documento a otro. Está en interpretar excepciones, detectar errores, revisar situaciones especiales y aplicar criterio.
Pero para poder hacer eso necesita que los datos estén disponibles.
Lo que consume muchas horas es la fase anterior: abrir cada factura recibida, localizar los importes, comprobarlos y teclearlos en el programa de contabilidad. Una a una. Es la parte más mecánica del trabajo y, a la vez, la que no se puede saltar.
Y tiene la mala costumbre de acumularse en el peor momento, como ocurre cuando la renta se come junio y deja el trimestre apretado contra los veinte días de julio. Lo conté con detalle en Mientras haces la renta, el cierre trimestral ya se está acumulando.
Las facturas extranjeras: pequeñas en importe, grandes en trabajo
El segundo asunto parecía muy distinto, pero termina en el mismo sitio.
Las facturas de proveedores extranjeros —las suscripciones de software, los servicios en la nube, las compras a proveedores de fuera— suelen ser de importe reducido. Y, sin embargo, son de las que más trabajo dan por unidad: llegan en formatos propios, en otras divisas y, con frecuencia, con un tratamiento fiscal que no viene resuelto en el documento.
Cada una hay que leerla, convertirla a euros y registrarla con cuidado.
Otra vez aparece el mismo trabajo manual: capturar datos de documentos que no siguen un patrón común. Lo desarrollé en Las facturas de proveedores extranjeros son pequeñas. El trabajo que generan no..
La factura electrónica: el problema cambia de forma, no desaparece
El tercer asunto mira al futuro, y es donde más fácil resulta engañarse.
Existe la idea de que, cuando la factura electrónica B2B obligatoria esté plenamente implantada, el problema de procesar facturas se habrá terminado.
La realidad será más compleja.
La factura electrónica resolverá una parte del problema: muchas facturas nacionales entre empresas llegarán ya estructuradas y con datos preparados para su tratamiento.
Pero no resolverá todo aquello que nunca llegue como una factura electrónica perfecta: facturas extranjeras, tiques, justificantes, documentos escaneados, proveedores con formatos propios o situaciones excepcionales.
Es decir, disminuirá el volumen de documentos estándar y aumentará el peso relativo de los que más cuesta tratar a mano.
El trabajo no desaparece: cambia de forma.
Lo expliqué en En 2028 seguirás procesando muchas facturas a mano.
El punto común
Tres asuntos, una sola constante.
Cambia el calendario y el trabajo se concentra en las peores fechas.
Cambian los proveedores y llegan documentos cada vez más dispares.
Cambia la norma y se redistribuye lo que hay que hacer.
Pero por debajo de todo eso permanece la misma tarea: leer un documento recibido y convertir su contenido en datos estructurados.
Esa captura es lo que sobrevive a todo.
Sobrevive a la presión del calendario, a la diversidad de proveedores y al cambio normativo.
No es un problema de una categoría concreta de facturas. Es el suelo común de todas ellas.
Por qué esa tarea ha resistido tanto
Si esa captura manual ha aguantado tantos años pese a lo repetitiva que es, no ha sido por falta de intentos de automatizarla.
Ha sido porque, hasta hace muy poco, leer un documento con estructura libre y entender qué hay en él era algo que solo una persona hacía con fiabilidad.
Las herramientas tradicionales dependían de plantillas rígidas que funcionaban con un proveedor concreto y fallaban cuando aparecía un documento diferente.
La diferencia no es que ahora las máquinas lean mejor.
La diferencia es que ahora pueden interpretar.
Eso es justo lo que ha cambiado. Y es un cambio reciente, de los últimos dos años, no una promesa a futuro.
Durante años el problema parecía demasiado pequeño para dedicarle un proyecto y demasiado complejo para automatizarlo. Precisamente por eso ha permanecido tanto tiempo ahí.
Sobre por qué la extracción de datos de facturas ha pasado de “casi imposible” a “casi resuelto” —qué fallaba en el OCR tradicional y qué hacen distinto los modelos actuales— escribí en De OCR a IA: por qué extraer datos de facturas ha dejado de ser un problema imposible.
Si solo vas a leer uno de estos artículos, que sea ese: explica el porqué de todos los demás.
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Quién escribe esto
Carlos Frescó. Después de 29 años trabajando en sistemas de banca, decidí aplicar esa experiencia a un problema que veía repetirse una y otra vez.
Las tareas aparentemente simples acaban concentrando buena parte del esfuerzo de un despacho. La captura de los datos de las facturas recibidas es una de ellas, y es la que intento quitar de en medio.