Existe una idea bastante extendida sobre la factura electrónica B2B obligatoria: cuando esté plenamente implantada, el problema de procesar facturas desaparecerá.
Es una conclusión comprensible. Si las facturas pasan a intercambiarse en formatos estructurados y pueden integrarse automáticamente en los sistemas de gestión, parece lógico pensar que los despachos y las pymes dejarán de dedicar tiempo a introducir datos de facturas recibidas. Pero esa conclusión es solo parcialmente cierta.
La factura electrónica B2B obligatoria reducirá una parte importante del trabajo administrativo asociado a las facturas nacionales. Lo que no hará es eliminar todas las facturas que llegan fuera de ese sistema. Y son más de las que mucha gente imagina.
Conviene entender cuáles son, porque seguirán formando parte del trabajo diario de despachos y empresas mucho después de que la factura electrónica obligatoria sea una realidad.
Qué cubre realmente el sistema B2B
La factura electrónica B2B obligatoria, impulsada por la Ley Crea y Crece y desarrollada reglamentariamente en los últimos años, está diseñada para digitalizar el intercambio de facturas entre empresas y profesionales establecidos en España. Cuando el sistema esté plenamente desplegado, una parte muy importante de las facturas emitidas por proveedores españoles circulará en formatos estructurados que podrán integrarse automáticamente en los sistemas de gestión.
Es un avance importante. Pero conviene no confundir una mejora importante con una solución universal. Hay categorías completas de documentos que seguirán llegando por otros canales y que continuarán necesitando algún tipo de procesamiento específico.
Bloque 1: las facturas de proveedores extranjeros
Esta es probablemente la exclusión más relevante y, al mismo tiempo, una de las menos comentadas. La obligación española de factura electrónica B2B está pensada para operaciones entre empresas y profesionales establecidos en España. Cuando una de las partes está fuera del país, la operación queda fuera del ámbito de aplicación de este sistema. En la práctica, esto significa que las facturas de proveedores extranjeros seguirán llegando como lo hacen hoy: PDF por correo electrónico, descarga desde un portal web o formatos propios del proveedor.
Y el volumen de este tipo de documentos no deja de crecer.
Cualquier pyme con una mínima actividad digital recibe habitualmente facturas de servicios como:
- AWS, Google Cloud o Microsoft Azure.
- Microsoft 365, Notion, Figma o herramientas similares.
- Stripe, PayPal y otras plataformas de pago.
- Proveedores situados en Estados Unidos, Reino Unido, China o cualquier otro país.
Además, muchas de estas facturas incorporan elementos que aumentan su complejidad administrativa: distintas monedas, distintos tratamientos fiscales y formatos que no siguen los mismos criterios que una factura española.
La factura electrónica B2B española no elimina esta realidad. Y es razonable pensar que seguirá siendo así durante muchos años.
Bloque 2: tiques y gastos de pequeña cuantía
Existe una segunda categoría de documentos que tampoco desaparece con la llegada del sistema B2B. Hablamos de tiques, justificantes de gasto y determinadas facturas simplificadas. Son documentos habituales en gastos de desplazamiento, aparcamientos, restauración, pequeños suministros o compras de importe reducido.
Aunque la normativa evolucione y aumente el uso de formatos estructurados, la realidad operativa de miles de pequeños emisores hace difícil imaginar una desaparición inmediata de este tipo de documentos.
Y desde el punto de vista del despacho ocurre algo relevante: suelen ser precisamente los documentos más incómodos de gestionar. Llegan en papel, en fotografías tomadas con el móvil, en PDFs generados por aplicaciones, en correos electrónicos o en formatos poco homogéneos. Cada uno consume poco tiempo. El problema es que aparecen todos los días.
Hay además un matiz importante. En muchos casos el autónomo o la empresa solicita que el emisor incluya sus datos fiscales para poder justificar adecuadamente el gasto o, cuando proceda, ejercer el derecho a deducción del IVA. Aunque el marco normativo siga evolucionando, la realidad es que muchos pequeños emisores —taxis, cafeterías, aparcamientos, pequeños comercios o estaciones de servicio— continuarán durante bastante tiempo entregando este tipo de documentos en papel, PDF u otros formatos no estructurados.
Por eso es razonable pensar que los despachos seguirán gestionando un volumen significativo de estos documentos incluso después de la implantación generalizada de la factura electrónica B2B.
Lo que realmente cambiará
Si observamos el flujo completo de facturas recibidas, la conclusión no es que el problema desaparezca. La conclusión es que cambia de forma.
Hoy una parte importante del esfuerzo administrativo consiste en procesar facturas nacionales relativamente estándar. A medida que la factura electrónica obligatoria se extienda, buena parte de ese trabajo tenderá a automatizarse.
Lo que quedará fuera será precisamente lo menos homogéneo:
- Facturas internacionales.
- Documentos en distintos idiomas.
- Diferentes monedas.
- Tiques y justificantes.
- Casos especiales.
- Proveedores rezagados o con sistemas propios.
En otras palabras, disminuirá el volumen de documentos que requieren intervención manual, pero aumentará el peso relativo de los casos más complejos. Y esos son precisamente los documentos que más tiempo consumen cuando se procesan a mano.
Por qué esto importa a los despachos
Durante los próximos años veremos muchas conversaciones centradas en la implantación de la factura electrónica obligatoria. Y es lógico. Pero existe el riesgo de asumir que, una vez implantada, el problema de las facturas recibidas quedará resuelto. Probablemente no será así. Lo que veremos será una redistribución del trabajo. Habrá menos tiempo dedicado a tareas repetitivas sobre facturas estándar y más atención sobre aquellos documentos que no encajan fácilmente en procesos estructurados.
La pregunta dejará de ser cómo procesar miles de facturas similares. La pregunta será cómo gestionar de forma eficiente las que siguen siendo diferentes.
Qué papel jugarán las herramientas de extracción de datos
Las herramientas de extracción de datos mediante IA no dejan de tener sentido cuando llega la factura electrónica obligatoria. Su papel cambia. Hoy ayudan principalmente a reducir volumen. Mañana ayudarán sobre todo a gestionar excepciones.
Facturas extranjeras, documentos en múltiples formatos, fotografías, justificantes de gasto y otros casos que seguirán existiendo aunque la factura electrónica B2B esté plenamente implantada.
La factura electrónica reducirá una parte importante del trabajo administrativo. Lo que no hará es eliminar la necesidad de procesar documentos. Lo que quedará fuera será precisamente lo más heterogéneo, lo menos estandarizado y lo más costoso de tratar manualmente.
Y es ahí donde seguirá estando buena parte del problema.
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Quién escribe esto
Carlos Frescó. Cuarenta y nueve años trabajando en informática, de ellos los últimos veintinueve en la banca española. Jubilado del puesto de responsable de explotación IT en una entidad bancaria y fundador de Billexia.
Llevo años viendo cómo los procesos aparentemente simples terminan concentrando una gran parte del esfuerzo operativo. El proceso de las facturas recibidas es uno de ellos.