Cualquier autónomo o empresa con actividad digital o que compre productos fuera de España recibe hoy facturas de proveedores extranjeros.
Por el lado de los servicios: herramientas de trabajo en la nube, plataformas de pago, software de diseño, almacenamiento, comunicaciones. AWS, Google, Stripe, Adobe, Notion, Figma, Slack, Zoom y cualquier otra herramienta del ecosistema digital habitual.
Por el lado de los productos: materiales, componentes, mercancías o artículos que se importan de proveedores en Estados Unidos, China o cualquier otro país.
La mayoría de estas facturas de proveedores extranjeros tienen algo en común: llegan fuera del sistema español de factura electrónica, en formatos propios de cada proveedor o país, en distintas divisas y, en muchos casos, con un tratamiento fiscal que no viene resuelto en el documento.
Paradójicamente, muchas de las facturas que más tiempo consumen no son las de mayor importe.
Son suscripciones de 12 €, 25 € o 60 € que llegan todos los meses desde distintos países, en distintos formatos y con tratamientos fiscales diferentes.
Eso las convierte en las facturas que más trabajo dan por unidad, aunque individualmente ninguna sea especialmente grande.
Por qué las facturas de proveedores extranjeros quedan fuera del sistema
El sistema español de factura electrónica B2B, incluso cuando esté plenamente implantado, está diseñado para regular el intercambio de facturas entre empresas y profesionales establecidos en España.
Un proveedor establecido fuera de España no está sujeto a esa obligación.
Esto significa que las facturas de proveedores extranjeros seguirán llegando como lo hacen hoy: por correo electrónico, descargadas desde un portal del proveedor o en el formato propio de cada plataforma o país.
No cambiará cuando entre en vigor la factura electrónica obligatoria. No cambiará cuando los demás proveedores españoles empiecen a intercambiar documentos estructurados.
Las facturas extranjeras son una excepción permanente al sistema, no temporal.
Dos realidades muy distintas
Las facturas de proveedores extranjeros no son todas iguales. Hay dos categorías con características propias.
Servicios digitales y suscripciones. Son los más habituales para cualquier negocio con actividad online. Suelen ser pagos mensuales de importe reducido, emitidos por proveedores que tienen sus propios formatos de factura, que no siguen ningún estándar español y que en muchos casos están en inglés y en dólares u otras divisas.
El problema no es que cada factura sea complicada. El problema es que son muchas y llegan todos los meses. Un autónomo con cuatro o cinco herramientas digitales puede acumular entre cuarenta y sesenta de estas facturas al año. Una empresa con un equipo de trabajo puede superar el centenar.
Compras de productos a proveedores extranjeros. Son un tipo distinto, pero igual de habitual en muchas empresas. Una pyme que importa componentes de China, un negocio de comercio electrónico que compra mercancía de proveedores en Estados Unidos o cualquier empresa que adquiere materiales o artículos fuera de la Unión Europea.
Aquí el documento que llega es una factura comercial —en inglés, en dólares o en la divisa del país de origen— que sigue el formato habitual de ese proveedor o de ese país, no el de una factura española. Puede venir acompañada de otros documentos (albarán, lista de contenido, condiciones de entrega), pero la factura en sí es el documento que hay que registrar en contabilidad.
En ambos casos, el reto es el mismo: un documento en formato no español, en otra divisa, que hay que interpretar, convertir y registrar correctamente.
El formato y la divisa
Una factura de un proveedor español sigue, en general, una estructura reconocible: número de factura, fecha, datos del emisor, base imponible, porcentaje de IVA, cuota de IVA y total. Hay variaciones, pero el esquema es familiar.
Una factura de un proveedor extranjero puede ser cualquier cosa. Cada proveedor tiene su propio formato. Cada país tiene sus propias convenciones. Y no siempre incluyen los mismos campos ni en el mismo orden que una factura española.
A esto se añade la divisa. La mayoría de estas facturas extranjeras llegan en dólares estadounidenses, libras, yuanes u otras monedas.
Para el registro contable es necesario convertir los importes a euros aplicando el tipo de cambio que proceda según la normativa y los criterios contables utilizados.
Ese paso no suele ser complicado, pero hay que hacerlo factura a factura.
El IVA que no viene en el documento
Este es el punto donde se concentran más errores, y también el que más diferencia a las facturas de proveedores extranjeros de las facturas nacionales.
En servicios de proveedores europeos, lo habitual es que el proveedor no incluya IVA español en su factura. En muchos de estos casos, la obligación de liquidar el impuesto puede recaer sobre quien recibe el servicio, a través de lo que se conoce como inversión del sujeto pasivo.
El importe del IVA no aparece en la factura del proveedor. Hay que calcularlo y registrarlo mediante un mecanismo de autorrepercusión y registro específico del impuesto.
En compras de productos a proveedores fuera de la Unión Europea, el tratamiento es diferente. La importación de mercancías genera habitualmente una gestión aduanera, con su propia documentación, que es donde se liquida el IVA a la importación.
En adquisiciones de productos dentro de la Unión Europea, existe otro mecanismo distinto: la adquisición intracomunitaria, que tampoco aparece en la factura del proveedor y que también requiere un registro específico.
En todos estos casos, el denominador común es el mismo: la factura comercial que llega del proveedor no contiene toda la información necesaria para el registro fiscal correcto.
Lo que hay que hacer depende del origen del proveedor, del tipo de operación y de otros factores que conviene revisar con el asesor o con el programa de contabilidad que se utilice.
Es un punto donde los errores son frecuentes, no por descuido, sino porque la información necesaria no viene en la factura.
Lo que necesita una herramienta de extracción de datos
Para trabajar correctamente con facturas de proveedores extranjeros, una herramienta de extracción de datos tiene que hacer varias cosas que van más allá de leer una factura española estándar.
Tiene que ser capaz de leer documentos en distintos formatos e idiomas, incluyendo facturas comerciales en inglés, documentos en formatos propios de plataformas digitales y otros tipos de documento que no siguen ningún estándar español.
Tiene que convertir los importes a euros aplicando el tipo de cambio correspondiente.
Y tiene que identificar el origen geográfico del proveedor y el tipo de operación, de modo que quien lleva la contabilidad pueda detectar si existen elementos que requieren un tratamiento fiscal específico.
La herramienta identifica y extrae.
La decisión sobre el tratamiento fiscal concreto corresponde siempre al profesional o al asesor.
Si quieres probar Billexia
Billexia extrae los datos de las facturas recibidas —incluyendo facturas de proveedores extranjeros, en distintos formatos, idiomas y divisas, con los importes convertidos a euros— y los devuelve estructurados, para que puedas centrarte en la revisión y el tratamiento contable y fiscal de cada caso.
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Si tienes facturas de proveedores extranjeros pendientes, es un buen momento para comprobar qué resultados obtienes con este tipo de documentos.
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Quién escribe esto
Carlos Frescó. Veintinueve años trabajando en sistemas de banca y fundador de Billexia.
Las facturas de proveedores extranjeros son, junto con los tiques y los justificantes de gasto, las que más preguntas generan entre quienes prueban la herramienta.
No es casualidad.
Son documentos que quedan fuera del sistema español de factura electrónica, suelen llegar en formatos muy distintos entre sí y con frecuencia requieren interpretar información que no aparece explícitamente en la propia factura.
Y precisamente por eso son también algunas de las facturas recibidas que más tiempo consumen cuando se gestionan manualmente.